Qualche giorno fa, una cliente molto in gamba mi ha mandato un messaggio che mi ha fatto sorridere… e poi riflettere. Si è complimentata con me per la mia capacità di scrivere e-mail chiare ed efficaci, in risposta a un mio recap su un progetto ampio e abbastanza frammentato. Ovviamente, mi ha fatto piacere ma, al di là di questo, mi sono domandata: possibile che scrivere una mail ben fatta sia ancora considerata una skill, anche in contesti molto innovativi e fatti di persone smart?
In effetti, un’e-mail ben scritta aiuta a lavorare meglio, ma nell’era dell’AI si tende a pensare che basti dare un mini-brief in pasto a ChatGPT per diventare improvvisamente dei comunicatori impeccabili… Sebbene sia convinta che i tool AI-based siano utilissimi in vari contesti, resto altrettanto persuasa che strutturare una mail nel modo migliore per rendere semplice un messaggio complesso sia una capacità tutta umana.
Qualche anno fa avevo scritto un vademecum intitolato “Il galateo delle e-mail” sul mio vecchio canale Medium, dove con un tono scherzoso mi facevo un po’ beffe degli “archetipi” dello scrittore di email da ufficio. Adesso provo a fornirvi 5 consigli pratici per iniziare a migliorare la vostra comunicazione asincrona da subito!
Comunicazione efficace e asincrona in azienda
Soprattutto oggi che molte attività si gestiscono in modalità asincrona, spesso da remoto, con team distribuiti ovunque o con interlocutori che non sono sempre disponibili in tempo reale, l’email rimane uno strumento centrale: se è chiara e completa, evita call inutili e telefonate “che potevano essere una mail”, come si dice ormai con una certa ironia.
Se invece è confusa, vaga o generica… l’effetto è quello opposto: si moltiplicano i messaggi, aumenta la confusione, nessuno capisce chi deve fare cosa e il tempo si dilata, mentre i task non vengono portati a termine.
Proprio da spunti come questo – e da richieste sempre più frequenti da parte delle aziende – è nata l’idea di strutturare un nuovo servizio di keynote e corsi pratici dedicati alla comunicazione efficace in azienda, a partire proprio dalle e-mail e dagli strumenti di comunicazione quotidiana, in aggiunta alla mia “solita” formazione sui temi digital. Se questi primi spunti ti interessano, sappi che è un ambito dove si vedono risultati immediati, nella vita quotidiana del team.
5 consigli per scrivere e-mail più efficaci
Non sono verità assolute, ovviamente, ma best practice di chiarezza e sintesi che includono anche la capacità di organizzazione e formattazione dei testi, essenziale per essere chiari davvero.
- L’oggetto – È la prima cosa che leggiamo. Ed è quella che ci fa decidere, quasi inconsciamente, se aprire subito l’email, rimandarla a dopo, archiviarla o — peggio ancora — ignorarla. Ergo: l’oggetto deve contenere un’indicazione chiara. Non un generico “Aggiornamenti” o “Recap”, ma una breve frase che spieghi cosa c’è dentro. Ancora meglio se dà un’indicazione temporale: “Recap del nostro incontro di Giovedì 12 giugno 2025 – Prossime azioni da confermare”.
- Il contesto. Mai partire “a freddo”. Chi riceve la tua e-mail potrebbe non avere lo stesso background sul tema, potrebbe non ricordare a cosa ti riferisci, potrebbe aver bisogno di una breve premessa per inquadrare il messaggio. Spesso, invece, si tende a inoltrare, aggiungere due righe sbrigative, e confidare che l’altro “capisca”, giusto per liberarsi del task da una nostra to-do list. Il risultato? Altri tre messaggi per chiedere chiarimenti o, peggio, 40 minuti di telefonata per spiegare. Ergo: dare sempre un minimo di contesto all’inizio, anche in poche righe, è un ottimo modo per risparmiare tutti tempo e frustrazioni.
- La sintesi e la formattazione. Le e-mail lunghe, corpose, faticose da leggere, le pareti di testo… finiscono spesso parcheggiate in attesa di “avere un attimo per leggerle con calma”. Spoiler: quell’attimo raramente arriva. La regola non è “scrivere poco”: la regola è scrivere chiaro. Spaziatura, paragrafi ben divisi, una buona gerarchia visiva aiutano a far sì che il messaggio arrivi subito, senza fatica. Spacchettare i vari punti usando bene – senza esagerare – punti elenco, grassetti e corsivi è importante, come in qualsiasi altro testo. Qui sarà la deformazione professionale da scrittrice di contenuti ottimizzati, ma trovo che la componente visual dei testi sia fondamentale quasi quanto la scelta delle parole.
- L’uso (e l’abuso) dell’AI. Strumenti come ChatGPT o i plugin di scrittura automatica vengono ormai usati da moltissimi professionisti per scrivere email. Nulla di male, anzi: se usati bene possono aiutare a essere più rapidi. Il problema è che spesso vengono usati male: generano testi generici, senz’anima, pieni di frasi fatte che appesantiscono invece di chiarire. Morale: l’AI va usata con testa. Per migliorare la chiarezza e la sintesi, non per complicare o per svuotare di significato le comunicazioni.
- Compiti a casa e CTA. E poi, ovviamente, alla fine di un’email dovrebbe essere sempre chiaro chi fa cosa ed entro quando. Le conclusioni vaghe — tipo “ci aggiorniamo” o “in attesa di un riscontro” — lasciano spazio all’ambiguità. E l’ambiguità, in azienda, fa perdere tempo. Meglio essere diretti e lasciare dei compiti assegnati senza alcuna possibile zona grigia: “Fatemi sapere entro giovedì”, “Il prossimo step è X e richiede l’ok da parte di Y”.
Tutto qui? No, ci sarebbe molto altro da dire: ogni azienda ha i suoi stili di comunicazione, le sue prassi consolidate (non sempre virtuose), i suoi strumenti preferiti… Ma questi pochi principi, se applicati con costanza, possono già fare una grande differenza.
Se pensi che nella tua azienda ci sia spazio per migliorare il modo in cui le persone comunicano — via email, in riunione, nei documenti o nelle presentazioni — contattami.
Perché scrivere (e parlare) meglio non è solo una questione di “bello stilo”, per dirla come Dante: è un modo per lavorare meglio, con più struttura, più efficienza e più chiarezza.
E per far risparmiare tempo prezioso a tutti, che oggi non è poco.
